Cómo organizar un evento benéfico
Organizar un evento benéfico supone dedicar tiempo y esfuerzo a una causa noble, lo que resultará gratificante. Puedes adoptar una actitud conformista y dar por bueno cualquier resultado. O puedes sacar el máximo rendimiento a tu propio esfuerzo para obtener buenos beneficios, y no solo desde un punto de vista económico. También de imagen.
La organización de un evento benéfico requiere un tratamiento especial y diferente al de otras citas, como las corporativas. Conviene recordar algunas claves y obtener ideas para que termine en éxito. ¡Te las contamos!
Claves para organizar un evento benéfico
Organizaciones como Acnur, la agencia de la ONU para los refugiados, recuerdan las claves imprescindibles para organizar un evento solidario. Las repasamos:
- Define un objetivo. No siempre se tratará de recaudar fondos. También puede ser conseguir socios o sensibilizar sobre la situación que afronta una comunidad o colectivo de personas. Si tienes claro el objetivo, te costará menos tomar decisiones.
- Piensa el tipo de evento. Una subasta, una rifa, una actividad deportiva, una charla o conferencia, una gala con actuaciones en directo, un día de juegos para toda la familia… Hay muchas posibilidades. Organiza algo acorde a la causa y al objetivo planteado.
- Decide la fecha y el lugar. Es una de las decisiones más relevantes. Para asegurarte de que aciertas, lo mejor es dejarte asesorar. Cuéntanos tu objetivo y el tipo de evento que quieres organizar y te ayudaremos a encontrar el mejor sitio, sea en interiores o exteriores y según la capacidad.
- Pide ayuda. Reúnete con el equipo, identifica tareas a realizar, asigna responsables y define el número de voluntarios que vais a necesitar. Sobre todo para que el día del evento todo vaya rodado y los invitados se sientan cómodos. Cuando lo decidas, tocará buscar a personas comprometidas a las que no les importe dar lo más valioso que tienen: tiempo.
- Vive el evento con entusiasmo y agradece. Disfruta del día, haz fotos y vídeos para publicarlas durante y después, comparte tiempo con los asistentes y, sobre todo, agradece. Dedícales unas palabras al inicio del evento, y usa las redes sociales para hacer lo propio después.
- No olvides la transparencia. Informa sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos del evento, por ejemplo, el dinero recaudado. Explica a qué se va a destinar y cómo, pues quienes han colaborado merecen saberlo. Además, trasladará confianza de cara a futuros eventos.
Ideas para alcanzar los objetivos del evento benéfico
Tener claras las claves para organizar un evento benéfico es fundamental, pero también hay que tirar de inventiva para involucrar al máximo número de personas y conseguir los objetivos.
Muchas de las personas cuya ayuda vas a buscar ya estarán comprometidas con otras causas, así que busca fórmulas imaginativas para atraerles. Que el principal objetivo sea que donen, por ejemplo, no está reñido con hacerles vivir una experiencia grata. Es más, es lo mínimo que puedes ofrecerles por su ayuda.
1. Plantea un reto compartido
A todo el mundo experimentar la satisfacción de conseguir un objetivo, así que la clave es que se involucren, lo hagan suyo y participen. No conseguirlo puede generar decepción colectiva, así que insistimos en que debe tratarse de algo alcanzable.
Lo ideal es definir un objetivo concreto y realista, y convertirlo en uno de los lemas del evento. Por ejemplo, si se trata de recoger alimentos y es un evento local pequeño, puedes fijar la meta de los 300 kilos de alimentos e insistir: “¡A por los 300!”
2. Ofrece algún regalo (aunque sea simbólico)
Lo fundamental es brindar una experiencia grata, sea cual sea el tipo de evento. Ayudar y colaborar con una buena causa debe generar satisfacción, así que evita envolver el evento en dramatismo y condescendencia. Si los participantes lo pasan bien, querrán volver en futuras ediciones.
Pero, al margen de la experiencia, puedes ofrecer algo concreto que sea acorde a la causa y al tipo de evento. Por ejemplo, sortear un lote de productos o servicios de algunos patriconadores que quieran colaborar.
Puede tratarse de algo simbólico, como las pastillas para el dolor ajeno que ofrece Médico sin fronteras o un diploma de colaborador con algún título y mensaje original. Por ejemplo, “Al voluntario molón” o “Al colaborador top”.
3. Encuentra a personalidades que colaboren
Las personas influyentes tienen la capacidad de atraer. Posiblemente tengan miles de seguidores en redes a los que podrías llegar fácilmente si consigues que se involucren, ya se trate de personalidades famosas que se dejen ver, académicos reputados que impartan una conferencia o ponencia, deportistas que participen en una competición amistosa, etc.
Cuanto más conocida sea dicha personalidad, mejor. Pero no descartes a perfiles intermedios, seguramente es un poco difícil que consigas traer a tu evento a un influencer de los de un millón de seguidores, pero sí que puedes contar con la ayuda de 10 influencers con comunidades de miles de personas. Todo suma.
En las semanas previas utilizarán sus propios canales para dar difusión al evento, lo que podría atraer asistentes e incrementar las posibilidades de éxito.
4. Organiza un evento al que cualquiera quisiera ir
Depende del tipo de evento, pero, generalmente, se busca a atraer a las máximas personas el máximo tiempo posible. Si se divierten, se quedarán.
La música, la comida, los juegos, los espectáculos deportivos, las actuaciones cómicas o las compras son algunas actividades que las personas suelen disfrutar. Y eso abre un mundo de posibilidades: conciertos en directo, catas, platos gratuitos, bingos, partidos de fútbol, carreras, concursos de baile, mercadillos solidarios, monólogos, etc.
5. No olvides el mundo online
Aunque organices un evento presencial, que es más acorde a ciertos objetivos, crear un evento online paralelo multiplicará la visibilidad. Además, te permite introducir nuevas variables a explotar: cobrar tickets de aceso como si se tratase de una fila cero, ofrecer algún regalo extra por la participación (a modo de sorteo exclusivo para asistentes online, por ejemplo), etc.
Para organizar el evento online, necesitas dispositivos de grabación y plataformas que te permitan emitir en directo durante un tiempo prolongado, como YouTube. Puedes consultar nuestro último post sobre aplicaciones para organizar eventos.
De forma paralela, busca la participación con hashtags específicos en redes sociales como Twitter, Instagram o Facebook. En estas últimas también puedes emitir en directo, aunque con tiempo más limitado.
En resumen, para organizar un evento benéfico debes comenzar por definir el objetivo y el tipo, lo que te ayudará a tomar decisiones. Busca soluciones creativas para atraer a cuantas más personas mejor y, por supuesto, ¡pide ayuda! A empresas, a voluntarios y a equipos como el nuestro de Shabby & Chic. ¡Tenemos mucho que decir y hacer por ti!
