Las claves fundamentales para el éxito de un evento son dos: una organización eficiente y tomar buenas decisiones. En este post vamos a ayudarte a cumplir al primer punto con las mejores apps para organizar eventos, según nuestra experiencia.
Donde antes había papel y boli, hoy hay herramientas muy desarrolladas que te ayudarán a organizar hasta el último detalle de tu evento. Si eres de la vieja escuela, genial, pero las apps te ayudarán a tenerlo todo localizado desde el ordenador o desde el móvil, de una manera cómoda y sin tachones. Y compartido con todo el equipo, claro.
¿Qué apps son más útiles a la hora de organizar eventos?
1. Herramientas para gestionar proyectos
Gestionar un proyecto como la organización de un evento implica tener claro cada paso, quién lo ejecuta y cuál es su estado. Además, el plan de trabajo debería estar bien visible y accesible para todas las personas involucradas en la organización. Para ello, algunas herramientas útiles son las siguientes:
Asana
Ayuda a gestionar proyectos en equipo y tareas individuales, en las que también se puede involucrar el cliente. Divide la carga de trabajo en actividades a realizar, asigna un responsable y fija una fecha límite. Permite elegir diferentes formas de visualización, según lo que te resulte más cómodo.
Puedes recibir actualizaciones en tu correo para no perder detalle, así como interaccionar fácilmente con el equipo a través de “Me gusta” y comentarios. Tiene otras utilidades, como cronograma y diagrama.
Trello
Útil para crear tableros de proyectos e invitar a los integrantes del equipo. Los flujos de trabajo se pueden personalizar según el proyecto, y en cada uno hay funciones útiles: lista de tareas pendientes que se pueden asignar, comentarios o incluso cargar fotos y vídeos.
Trello es una app práctica porque, además, permite adjuntar archivos de Drive y Dropbox. Si trabajas con otras herramientas, como Google Forms, podrás sincronizarlas fácilmente.
Clickup
Hemos probado Asana y Trello para gestionar proyectos, pero lo que hemos encontrado en ClickUp nos ha gustado, y mucho.
Obviamente, ClickUp incluye todo lo necesario para gestionar proyectos permitiendo tener claro cada paso, quién lo ejecuta y cuál es su estado de resolución. Pero además, tiene algunas funcionalidades muy interesantes y que no tienen algunas de sus alternativas:
- Diferentes vistas de las tareas del proyecto. Algunos en nuestro equipo prefieren las listas, otros los tableros Kanban, y otros un Gantt. Pues ClickUp nos permite cualquiera de estas opciones sin problema.
- Es totalmente personalizable. Puedes elegir los campos que quieres incluir en tus tableros. ¿No te sirve la estimación de tiempo? Pues lo eliminas, así de simple.
- Cálculo de cargas de trabajo por cada persona del equipo. Para saber si puedes asignar alguna tarea más, y qué día hacerlo.
- Timetracking integrado. Cuando empiezas a trabajar en una tarea, pulsas el botón y el contador empieza a sumar. Así no tienes que integrarlo con otras opciones como Toggl.
Y lo que más nos gusta, es que el equipo de desarrollo está continuamente añadiendo nuevas funcionalidades. De hecho, es rara la semana que no mandan un mail con las últimas actualizaciones, por lo que la herarmienta parece que sólo va a mejorar con el paso del tiempo.
2. Apps para la lista de invitados
La gestión de la lista de invitados es la parte más delicada de la organización del evento. Los asistentes definen el éxito del evento. Si no son suficientes, o no son los adecuados, da igual que hayas echado el resto para encontrar el mejor sitio y contratar el catering de moda.
Por su importancia, entre las apps para organizar eventos que uses deberías tener alguna específica para gestionar la lista de invitados. Veamos algunas posibilidades.
Lista de invitados de Attendium
Una de las últimas que hemos descubierto y que puede llegar a ser imprescindible. Como las anteriores, es multiplataforma, así que puedes gestionarla en cualquier dispositivo asegurándote de que podrás consultar cambios en cualquiera de ellos en el futuro.
Puedes añadir, importar y exportar nombres desde otras herramientas, como archivos de texto u hojas de cálculo. También permite segmentar la lista, lo que te ayudará a diferenciar: miembros de la prensa, patrocinadores, proveedores, clientes, etc. Facilita la gestión en equipo y extraer estadísticas útiles.
Eventbrite
Otro peso pesado, pues se trata de una herramienta muy completa. Va más allá de la gestión de listas, pues incluso te mantiene al día de eventos próximos que puedes añadir a tu calendario.
En lo que a gestión de invitados se refiere, su principal atractivo es que puedes crear una página del evento con un formulario de inscripción y asociar un precio de entrada y métodos de pago. Desde Eventbrite también podrás gestionar las acciones de email marketing.
Google Forms
Si prefieres ir a lo más simple o no tienes mucho tiempo de estudiar bien otras herramientas para sacarles partido, Google te ofrece esta solución. Con Forms podrás crear formularios de registro sencillos y muy fáciles de difundir.
Algunas de las apps mencionadas, como la de Attendium, permiten importar datos desde los documentos de Google. Por lo tanto, puedes usar como complemento otras herramientas como las hojas de cálculo para crear presupuestos, gestionar listas, etc. Ya te dejamos un ejemplo de plantilla de presupuestos en el blog.
3. Plataformas útiles para eventos online
Los eventos online ya iban ganando popularidad antes de 2020, pero se dispararon con el inicio de la pandemia. En algunos casos es mejor explotar las ventajas de lo presencial. Pero si estimas más conveniente hacerlo online, la plataforma digital tendrá una importancia crucial. Te ofrecemos algunas sugerencias.
Zoom
Alcanzó notoriedad durante el primer confinamiento, y las mejoras introducidas la han convertido en una de las más fiables. Además de permitir las reuniones con audio y vídeo en directo, tiene múltiples opciones de interacción.
Es una herramienta versátil, puesto que ha lanzado diferentes formatos para adaptarse a las necesidades de todos los públicos. Zoom Meetings permite hasta 1000 participantes, pero Zoom Webinars eleva la cifra a 50.000. Cada una cuenta con utilidades distintas.
Streamyard
Es un software y app para participar u organizar reuniones en tu ordenador y en tu móvil. De manera gratuita, puedes realizar videoconferencias y emitir en streaming en otras plataformas como YouTube o Facebook.
Tiene funciones básicas útiles, como el chat y la posibilidad de programar eventos. Aunque hay diferentes planes de precios, la versión gratuita está bastante completa.
Airmeet
Airmeet te permite realizar eventos interactivos con diferentes propósito (networking, talleres de trabajo, webinars y conferencias) de forma muy sencilla, y pensando en una integración híbrida.
Algunas de las funciones que tiene son muy avanzadas, e incluye un plan para ferias y congresos donde puedes gestionar algunas cosas que no permite una sala de Zoom normal, por ejemplo:
- Permite añadir banners con ofertas de los patrocinadores, aumentando la eficacia de su inversión
- Permite añadir múltiples salas de conferencias de forma simultánea
- Asigna roles a los asistentes y muévete cómodamente de una sala a otra.
- Cumple con el GDPR y proporciona cifrado de extremo a extremo.
- Permite crear salas de conversación entre asistentes (networking)
También permite acciones de gamificación, haciendo ganadores a los asistentes en base al engagment basado en una puntuación que tú decidas.
Por defecto además incluye una funcionalidad clave, poner en silencio automático a toda la audiencia una vez iniciado un evento y una función de “levantar la mano”, que permite hacer preguntas a los ponentes.
Bonus: Conéctalo todo
Otra herramienta que te puede resultar útil es Zapier o Make, que permiten conectar todas estas apps sin código. Desde YouTube, Google Forms, Asana o incluso Google Drive y Trello. Y, una vez las sincronices, puedes automatizar flujos de trabajo.
Como ves, las apps para organizar eventos son tan variadas que pueden cubrir cualquier parte del proceso. No tienes que volverte loco instalando, sino elegir con criterio y darles un uso consciente.
Recuerda que, allá donde la tecnología no llega, lo hacen las personas.
