Cómo organizar un evento cultural

Solo se trata de conocer bien las posibilidades y tomar las mejores decisiones. Como sabemos que te preocupa acertar, te dejamos una breve guía con lo imprescindible.

Claves para organizar un evento cultural

Es momento de ponerse manos a la obra, ¿por dónde empezar? Nuestro consejo: ve solventando tareas poco a poco para evitar la sensación de que estás abarcando más de lo que puedes.

1. Define el tipo de evento

¿Es un evento corporativo, un espectáculo, un evento social o está pensado para la recaudación de fondos? ¿Se trata de una exposición, un desfile, una rueda de prensa o la presentación de un producto? ¿Vas a agasajar a los invitados con un aperitivo? ¿A qué hora del día lo vas a celebrar?

Cuando logres responder a estas y otras preguntas, habrás definido el tipo de evento. Este depende de dos factores fundamentales: los objetivos que te has marcado y el público que va a asistir. Qué quieres trasladar y a quién es lo que nunca debes perder de vista.

2. Decide la fecha y el lugar

Afortunadamente, en Sevilla no tendrás problemas. Gozamos de buen tiempo la mayor parte del año, y un ambiente que llama a las relaciones sociales y a la participación en eventos.

Mira el calendario para comprobar que no te coincide con alguna gran fiesta de la ciudad. Para decidir el lugar, ten en cuenta nuestro directorio y las sugerencias que te hacemos. Recopilamos algunas recomendaciones más abajo.

3. Elabora el presupuesto

En este post te enseñamos a crear un presupuesto para un evento. Y es que se trata de una fase crucial, pues ayuda a controlar ingresos y gastos. Por ejemplo:

• Ingresos. Venta de entradas, anunciantes, expositores, empresas colaboradoras, etc.
  
• Gastos. Alquiler del espacio, refrigerios, material audiovisual, mano de obra, ponentes y/o proveedores, papelería, marketing, etc.
  

Aprende a distinguir entre gastos fijos y variables, procura que el equipo participe en la toma de decisiones y anticípate tanto como sea posible.

4. Designa el equipo de trabajo

El trabajo en equipo estimula la creatividad, aumenta la motivación y reduce el estrés, entre otros beneficios. Si tienes un equipo en el que delegar para la preparación del evento, no caigas en el error de pensar que solo tú puedes hacerlo bien. Tú solo puedes hacerlo a tu manera, que no es necesariamente ni peor ni mejor que la de los demás.

Si es la primera vez que tu empresa organiza un evento como este, pide ayuda. En Shabby & Chic no solo te ayudamos a decidir el sitio, también mostramos solvencia para coordinar y supervisar el trabajo de los proveedores: montajes, catering, audiovisuales, etc.

5. Contacta con los proveedores

Si diste bien el primer paso, tendrás claro qué tipo de evento vas a organizar. Y, en ese caso, te resultará más fácil saber con quién quieres contar y por qué.

En los eventos culturales, ¿qué tipo de proveedores puedes necesitar? Veamos algunos ejemplos:

• Catering.
  
• Proveedor de servicios audiovisuales.
  
• Papelería.
  
• Agencia de marketing.
  
• Agencia de organización de eventos.
  

6. Promociona el evento

Según las características del evento y el objetivo que pretendas conseguir, la promoción estará diseñada de un modo u otro.

Algunas ideas de herramientas a utilizar para la promoción: web corporativa, mailing e email marketing, plataformas de promoción de eventos, redes sociales de los ponentes e invitados, campañas de pago, notas de prensa, redes sociales propias, invitaciones, etc.

5 Espacios para celebrar un evento cultural en Sevilla

Para celebrar eventos (y para cualquier cosa), Sevilla es una maravilla. La ciudad cuenta con buenas comunicaciones, la oferta hotelera es amplia, la gastronomía es sobresaliente y el rico patrimonio turístico y cultural habla por sí solo.

Para aprovechar todo ese potencial y conseguir que te enamores de la ciudad, son muchos los espacios que se han renovado. A día de hoy, ponen a tu servicio unas infraestructuras y un equipamiento idóneo para cualquier tipo de eventos.

¿Qué necesitas? ¿Cuándo lo quieres? Entre los lugares de moda de Sevilla para celebrar eventos, aquí tienes algunas sugerencias.

1. Espacio Priorato

En pleno centro de Sevilla, Espacio Priorato es un lugar lleno de historia y solera. Sirvió a propósitos eclesiásticos durante varios siglos, y hoy se ha transformado en un espacio moderno funcional. Es ideal para eventos de diversa índole: corporativos, presentaciones, ruedas de prensa, talleres y exposiciones.

Sus múltiples salas lo dotan de versatilidad: central, jardines y patio andaluz con azulejos provistos de mucho encanto. Se pueden organizar eventos con hasta 250 invitados.

2. Fábrica 37

En nuestro directorio tienes espacios con mucho que contar, y uno de ellos es Fábrica 37. Ha pasado de ser una nave industrial a convertirse en un espacio vanguardista donde la funcionalidad, la historia y el arte urbano se dan la mano.

Si buscas un lugar en el que rodar un anuncio u otra obra audiovisual, en el que realizar un evento corporativo, presentar tus productos o invitar a una degustación, es ideal. Fábrica 37 es un espacio multiusos con 700 metros cuadrados, y en un cóctel en su sala principal caben 70 personas.

3. Casa Algaba

Casa Algaba es un capricho situado a solo 10 minutos del centro de Sevilla. Posee patios, apartamentos y una casa principal donde la decoración es una seña de identidad. Resulta ecléctica, pues mezcla el vintage con lo colonial sin olvidar los toques andaluces. Muy del sur.

Es un lugar pintoresco, luego ideal para rodajes y para eventos relacionados con la moda y la fotografía. Son unos 400 metros cuadrados disponibles entre la vivienda, los apartamentos y el patio, y fuera está la tienda del decorador Jesús Gómez. Podrás admirar sus creaciones cerámicas, de madera y de forja.

4. Soho Gallery

Imagina una galería de arte de concepción modernista, situada en pleno centro de Sevilla y capaz de convertirse en un escenario lleno de arte para cualquier evento. No tienes que imaginarlo, solo visitar Soho Gallery.

Puedes celebrar una presentación, un desfile, una conferencia o un cóctel. Tu evento convivirá con algunas de las exposiciones temporales que la galería tiene programadas, y que resaltan sobre su blanco impoluto. El arte urbano y callejero tiene un lugar de honor en este espacio.

5. Espacio Santa Ana

En Sevilla todo está conectado por un hilo invisible de arte y tradición. Testigo de ello son espacios como este, una antigua fábrica de lozas sevillanas que salían desde Triana para ser apreciadas en otros lugares del mundo.

El espacio se dispone en tres áreas y permite realizar eventos de hasta 120 personas. Es capaz de dar lustre a cualquier taller, jornada o exposición que se celebre en él.

No te agobies, no hace falta que manejes y supervises infinidad de variables para saber cómo organizar un evento cultural. En Sevilla tienes espacios bastante variados, y en Shabby & Chic los conocemos y podemos ayudarte a decidir. ¡También te ayudamos con los proveedores! 

Recuerda que un evento 10 comienza con buenas decisiones, así que ¡contacta con los mejores!