Planear una buena estrategia de email marketing para tu evento puede marcar la diferencia entre alcanzar el éxito de convocatoria o tener una sala semivacía. Si tu evento cuenta con participantes de primer nivel y trata sobre un tema relevante para tu público, la comunicación es la tercera piedra sobre la que se apoya el éxito de un evento.
El correo electrónico es una herramienta rápida, fácil de usar, accesible desde cualquier lugar y que permite una gestión ágil. Te vamos a dar algunas claves de cómo usamos el correo electrónico en la organización de eventos.
Cómo desarrollar tu campaña de email marketing paso a paso
La primera premisa es que empieces a trabajar con la suficiente antelación para que todo tenga el cuidado necesario. Ya sabemos cómo solemos ir de tiempo en la organización de eventos, pero hemos tenido más de un error por culpa de la prisa.
Paso 1: Gestionar la base de datos
Tendrás la tentación de enviar correos masivos para que se entere cuanta más gente mejor. Pero hay formas más inteligentes de hacerlo. ¿Cómo? Te cuento:
- Antes que nada, acuérdate de no incumplir el RGPD, te puedes meter en un lío si lo haces. Asegurarte de que solo contiene direcciones de personas que te han dado su consentimiento expreso.
- Crea listas segmentadas de tu base de datos según criterios concretos: localización, datos demográficos (edad, género….), intereses, tipo de compra que realiza, dispositivo que utiliza, etc.
Paso 2: Crear los emails perfectos, personalizados
Si has segmentado bien, puedes personalizar mucho más el contenido y el enfoque de cada email que reciben tus contactos. Es útil que construyas tu buyer persona para cada segmento, es decir, un personaje ficticio a partir de ciertos datos etnográficos que te ayudará a dirigir el mensaje.
Si tu audiencia o tus clientes son heterogéneos, entenderás que no es lo mismo dirigirte a una mujer de 25 años que a un hombre de 60. El mensaje tiene que resultar relevante.
Al margen de lo anterior, ten en cuenta algunos consejos básicos para crear el email perfecto:
- Asegúrate de que tiene un diseño adaptable (responsive) que se puede consultar desde cualquier dispositivo.
- Diseña un email coherente con tu marca, atractivo, breve y conciso. Puedes incluir elementos llamativos, como los GIF.
- Opta por una estructura acorde: logo y nombre de la empresa, titular llamativo, información, llamada a la acción y perfiles de redes sociales.
- Resalta la información básica: nombre del evento, día, hora, lugar y resumen de lo que van a encontrar (que resulte persuasivo).
Paso 3: Dirigir a una landing page optimizada
En tus emails debes incluir enlaces en los que el usuario pueda clicar para consultar más información. Los datos sobre el evento estarán contenidos en una página específica de aterrizaje, la landing page, que esté dedicada por entero al evento.
Esta página tendrá que incluir la información básica sobre el evento: de qué va, quién lo organiza, cuándo es, dónde se celebra, a qué perfil se dirige, etc. No olvides colocar botones vistosos con llamadas a la acción que lleven a un formulario de inscripción.
Pero no te conformes solo con la información básica. No escatimes en detalles que puedan hacer el evento atractivo, y preséntalos de un modo que resulte persuasivo. Por ejemplo, opiniones de asistentes a pasadas ediciones, teasers de adelanto o breves biografías de los participantes.
Paso 4: Programar una secuencia de envíos
No te bastará con un email en el que anuncies tu evento, por mucho que hayas trabajado el contenido y el diseño. Recibimos miles de mensajes al día, así que puede caer en el olvido fácilmente.
Programa el envío de varios emails relacionados y bien espaciados en el tiempo. Lo ideal es que contemples los siguientes envíos:
- Anuncio e invitación. Incluye la información más relevante y las llamadas a la acción. Conviene que contemples códigos especiales y descuentos para los más rápidos, que te asegurarán un mínimo de asistencia.
- Confirmación. Es un email transaccional que llega automáticamente al usuario que se apunta, lo que no significa que puedas descuidar el diseño. Incluye también un resumen con lo más destacado del evento, especialmente datos útiles (como la localización).
- Recursos adicionales. Amplía información a quienes hayan confirmado su asistencia: enlaces a contenidos a los que pueden acceder, vídeos, libros, plantillas, adelantos, etc. ¡Mantén las expectativas altas!
- Recordatorio. Unos días antes, conviene que envíes un email a quienes han confirmado su asistencia en el que incluyas los datos más relevantes del evento. Invita a la participación en redes a través de hashtags o mencionando las cuentas oficiales. Si hay eventos virtuales, indica cómo verlos.
- Agradecimiento. Se envía después del evento para dar las gracias. Aprovecha para recopilar información útil de cara a posibles ediciones, enlazando a una encuesta. También puedes enviar un resumen, tanto a los que asistieron como a los que no.
Conviene que realices pruebas. Crea diferentes versiones y usa tests A/B para saber cuál funciona mejor. Las estadísticas que vaya arrojando la campaña te servirán de pista para las siguientes.
Después del email de anuncio, puedes incluir un apartado con información del evento y llamadas a la acción en tus newsletter, aunque estén relacionadas con temas generales.
Ventajas de usar el email marketing para tu evento
Es posible que el proceso te haya parecido largo y farragoso. No lo es. Simplemente, tiene que estar bien diseñado y ejecutado para servir al propósito que se persigue.
Merece la pena dedicarle tiempo y esfuerzo por todas estas ventajas:
- Brinda una herramienta útil para crear contenido de valor. El contenido lo es todo, y tú estarás enviando algo valioso directamente a los potenciales participantes.
- Permite personalizar y segmentar, lo que siempre es útil en marketing. Cuanto más logres que los usuarios se identifiquen con el mensaje, más posibilidades de éxito tendrás.
- Llega a mucha gente y se trata de un formato duradero que se puede viralizar con el reenvío.
- Puedes realizar pruebas gracias a las diferentes funciones que te brindan las plataformas de automatización de correos. Así encontrarás el mensaje que mejor funciona.
- Ofrece estadísticas útiles sobre la recepción y las reacciones de los usuarios. Dependiendo de datos como la tasa de apertura o los clics, sabrás qué está funcionando y qué no para reforzar o mejorar.
En definitiva, el email marketing puede ser la piedra angular de tu estrategia de comunicación del evento.
